Vom 1 Mio Betrieb zum 10 Mio Champion — die wichtigsten 7 Schritte
Viele Inhaber erreichen die erste Million und merken dann, dass Wachstum plötzlich nicht mehr nur vom Fleiß, sondern von Systemen abhängt. Davide Triscari hat genau diese Hürde übersprungen: aus einem regionalen Betrieb wurde innerhalb weniger Jahre eine deutschlandweit aktive Reinigungsfirma mit rund 10 Mio € Jahresumsatz, über 200 Mitarbeitenden und 40+ Subunternehmern. Diese Case Study zeigt die Hebel, die TRISCARI gezogen hat und welche Rolle Mendato dabei spielte.
Inhalt
1.
Warum viele nach 1 Mio hängen bleiben – der echte Wachstums-Killer
2.
TRISCARI vor dem Wendepunkt
3.
Mendato im Einsatz ‒ Subunternehmer im Griff
4.
FitOne: der Domino Effekt ‒ wie ein Großkunde Türen öffnete
5.
Triscaris aktueller Stand –Ergebnisse und Kennzahlen
6.
Der 7 Schritte Fahrplan – so kannst du starten
7.
Interviews zu Personalplanung und Objektleitung
8.
FAQ ‒ die häufigsten Fragen beantwortet
Warum viele nach 1 Mio hängen bleiben - der echte Wachstums-Killer
Viele Gebäudereinigungsbetriebe schaffen die erste Million — oft durch jahrelangen Einsatz, harte Arbeit und funktionierende Alltagsprozesse. Die operative Basis stimmt meist: Teams arbeiten, Aufträge laufen, Rechnungen werden gestellt. Doch genau an diesem Punkt zeigt sich ein anderes Problem: Wachstum erfordert mehr als Fleiß.
Typische Gründe, warum es danach stockt:
- Kein Kopf für Strategie: Die Inhaber sind weiter im Tagesgeschäft gefangen — Mitarbeiteranrufe, Reklamationen, Urlaubsanträge und Springer-Organisation nehmen die ganze verfügbare Zeit. Für vertriebs- und wachstumsrelevante Aufgaben bleibt kaum Raum.
- Prozesse reichen nur „für den Alltag“: Viele Abläufe „funktionieren“ gerade so — das reicht für die laufenden Aufträge, aber nicht für Skalierung. Mehr Objekte, mehr Subunternehmer und Großkunden erhöhen die Komplexität sprunghaft.
- Insellösungen: Excel-Listen, Papier-Stundenzettel und Chats sorgen für Informationsinseln. Es fehlt eine zentrale Objekt-Dokumentation und nachvollziehbare Nachweise.
- Subunternehmer-Chaos: Unterschiedliche Preise, manuelle Gutschriften und fehlende Transparenz führen zu Margenverlusten und Mehraufwand in der Abrechnung.
- Fehlende Nachweisbarkeit für Großkunden: Checklisten, Fotos und zeitgestempelte Leistungsnachweise fehlen oft — und damit die Grundlage für die Zusammenarbeit mit anspruchsvollen Auftraggebern.
Kurzfazit: Die erste Million klappt oft mit Arbeit — nachhaltige Skalierung braucht dagegen Systeme und Freiraum für strategische Arbeit.
TRISCARI stand an diesem Punkt — und entschied sich für systematische Lösungen statt für weiteres Reagieren.
TRISCARI vor dem Wendepunkt
2016
Anfänge und Gründeralltag
TRISCARI startete 2016 als kleines Projekt. Davide arbeitete nebenbei, investierte jede freie Minute und baute persönliche Kundenbeziehungen auf. Die anfänglich provisorischen Abläufe reichten aus, um Aufträge zu liefern und sichtbar zu werden. Nach und nach kamen Mitarbeitende hinzu, und das Unternehmen wuchs aus der Gründungsphase heraus.
2017-2019
Wenn Wachstum plötzlich andere Probleme bringt
Das Unternehmen wuchs, erreichte sechsstellige Umsätze und konzentrierte sich auf Großkunden. So stiegen die Anforderungen: Es ging nun um Nachweis von Leistung, Zeit und Qualität.
Der Einsatz von Subunternehmern, die unzureichenden bestehenden Abläufe und die fragmentierte Kommunikation führten zu Mehraufwand, wodurch Davide im Tagesgeschäft gebunden war.
2020
Die Lücke, die sichtbar wurde
An einem bestimmten Punkt wurde klar: Die damals genutzte Software deckte nicht alles ab. Vor allem das Subunternehmer-Management fehlte. Ohne klare Abbildung von Einsätzen, Preisen und Gutschriften wurde Wachstum teuer und unsicher.
Mendato im Einsatz - Subunternehmer im Griff
Der technische Skalierungshebel: MENDATO lieferte die fehlende operative Steuerung — besonders im Subunternehmer‒Management — und schuf so die Grundlage, auf die TRISCARI die deutschlandweite Skalierung bauen konnte.
Die schnelle Einarbeitung (keine 2–3 Wochen) und die Benutzerfreundlichkeit von Mendato sorgten dafür, dass neue Mitarbeitende und Subunternehmer rasch produktiv wurden.
Abrechnungsmanagement / Gutschriften:
Zentrale Gutschriften sorgen für volle Kontrolle und Rechtssicherheit —weniger manuelle Prüfungen reduzieren Fehler und schützen die Marge.
Subunternehmer-Mappe:
Alle Daten und Dokumente eines Partners an einem Ort — schnell abrufbar für Prüfungen oder Kundenanfragen.
Subunternehmer-Zugang:
Eigener Login für Partner mit Zugriff auf Einsätze und Gutschriften — reduziert Telefon- und WhatsApp-Chaos.
Kundenportal-Integration:
Kunde sieht relevante Infos (auch bei Einsatz durch Subunternehmer) — Unzufriedenheit wird früh erkannt.
Leistungsbelege & Foto-Dokumentation:
Nachweis, ob Reinigung stattgefunden hat (Unterschrift/Bestätigung, Foto). Das schützt vor Reklamationen.
Controlling & Auswertung:
Übersicht über Umsatz, Kosten und Marge pro Partner — transparentes Monitoring der Leistungsqualität.
FitOne: der Domino-Effekt - wie ein Großkunde Türen öffnete
Der bundesweite Gewinn von FitOne war der entscheidende Wendepunkt für TRISCARI. Ein Auftrag über zahlreiche Standorte, der höchste Professionalität und nachweisbare Ergebnisse erforderte – beides lieferte TRISCARI dank unserer unschlagbaren digitalen Prozesse. Wir haben bewiesen, dass wir liefern können, wo andere nur versprechen.
FitOne bestätigt den Erfolg: „In den letzten 5 Jahren der Zusammenarbeit mit TRISCARI haben wir es geschafft, unsere Google‒Bewertungen massiv zu verbessern“ — FitOne (Moritz Mühleck).
Aktuell betreut TRISCARI über 30 Standorte in ganz Deutschland. Das ist nicht nur eine Zahl, sondern ein Beleg für das Vertrauen, das uns entgegengebracht wird, und für die messbaren Erfolge, die wir immer wieder erzielen.
Ergebnisse und Kennzahlen
TRISCARI ist der lebende Beweis, wie Gebäudedienstleister Ihr Unternehmen mit konsequenter Digitalisierung, einem unwiderstehlichen Marktauftritt und einem cleveren Subunternehmer‒Management auf das nächste Level heben. Mit einem Jahresumsatz von ca. 10 Mio. €, über 200 Mitarbeitenden, 40+ Subunternehmern, ISO‒Zertifizierung und Auszeichnungen als Wachstumschampion zeigt TRISCARI, was möglich ist.
Atilla (Gründer von Mendato) lobt Davides Umsetzungskraft, und Davide selbst bestätigt: „Mendato kann ich von ganzem Herzen empfehlen.“
10 Mio €
Jahresumsatz
200+
Mitarbeitende
40+
Subunternehmer
2x
Wachstums‒champion durch FOKUS Business
130%
Wachstumsrate
Der 7 Schritte Fahrplan – so kannst du starten
Diese Schritte hat TRISCARI gegangen — sie sind praktisch, priorisiert und umsetzbar.
1) Fokus auf Zielbranchen & Großkunden
Konsequenter Branchenfokus (z. B. Fitnessketten, Kliniken) statt „alles für alle“.
Ein großer Auftrag bei FitOne wurde zum Referenzprojekt, welches nicht nur weitere Türen in der Fitness‒, sondern auch in verwandten Branchen öffnete.
2) Professioneller Marktauftritt
Vertrauen entsteht durch Professionalität. TRISCARI investierte in hochwertige Außenwirkung, von Präsentationen bis zu Landingpages.
Eine digitale Lösung wie Mendato verstärkt dies, indem sie Kunden Transparenz bietet und professioneller wirkt als herkömmliche Methoden.
3) Digitales Kernsystem
Ein digitales Kernsystem zentralisiert Zeiterfassung, Objekt‒ und Subunternehmerdaten sowie Aufgaben.
Dies spart Zeit, beschleunigt Abrechnung, reduziert Fehler, schafft Transparenz für bessere Entscheidungen und macht skalierbares Arbeiten von überall möglich.
4) Subunternehmer-Management
Preise, Leistungsumfang, Dokumentationspflichten und Abrechnung digital regeln.
Die Einführung digitaler Lösungen in diesen entscheidenden Bereichen reduziert nicht nur drastisch die Fehleranfälligkeit, sondern schützt und steigert auch nachhaltig die Marge.
5) Rollenaufteilung und Vertrieb
Klare Aufgabenverteilung (z. B. Serviceleitung, Objektleitung) und ein standardisiertes Vertriebs‒Playbook, damit Wachstum nicht am Gründer hängt, sondern auf skalierbaren Prozessen basiert.
Verantwortlichkeiten sind eindeutig, jeder kennt seine Rolle, und die Prozesse laufen effizient und sicher.
6) Qualitätsmanagement
Checklisten, Fotodokumentation, Reporting; optional: ISO‒Zertifizierung sichtbar machen als Vertrauenssignal.
Dies stärkt nicht nur die Kundenbindung erheblich, sondern etabliert auch eine langfristige und vertrauensvolle Beziehung zu den Kunden.
7) KPIs tracken & optimieren
Stunden/Objekt, Subunternehmer-Marge, Reklamationsquote, CSAT messen und bewerten.
KPIs machen Optimierungsbedarf und Potenziale sichtbar, ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und helfen, Ressourcen gezielt zu steuern.
Weitere Interviews
Von 4 Tagen auf 4 Stunden: Wie Mendato den Personaleinsatz erleichtert
In unserem Interview erklärt Damla, wie die digitale Zeiterfassung mit Mendato den gesamten Planungsprozess für das Reinigungspersonal optimiert hat – von der Auftragsannahme bis zur Einsatzplanung.
Effizienzsteigerung durch Mendato: Ein Regionalleiter berichtet
Johannes teilt seine Erfahrungen, wie Mendato ihm hilft, die täglichen Herausforderungen in der Personalplanung zu meistern und gleichzeitig die Qualität der Dienstleistung zu sichern.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich auch ohne Subunternehmer-Management wachsen?
Kurz: Ja — aber ab einer bestimmten Größe macht fehlende Übersicht über Partner, Preise und Gutschriften Wachstum teuer und unplanbar. Ein Subunternehmer-Management schafft Transparenz und schützt die Gewinnmarge.
Wie schnell kann das Subunternehmerportal eingerichtet werden?
In wenigen Minuten. Du legst den Subunternehmer an, gibst ihm Zugang – und alles läuft. Da das Portal cloudbasiert ist, brauchst du keine Installation oder Schulung.
Kann ich mehrere Subunternehmer gleichzeitig steuern?
Ja. Egal ob du mit zwei oder zweihundert Subunternehmern arbeitest – du behältst alle Einsätze, Abrechnungen und Leistungen übersichtlich im Blick.
Kommen Subunternehmer mit dem Portal klar?
Ja – vom Ein-Mann-Betrieb bis zur großen Partnerfirma. Das Portal ist bewusst einfach gehalten und lässt sich auch ohne Vorkenntnisse sofort bedienen.
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