Wenn Stundenzettel zum Albtraum werden – und die Lösung nur einen Klick entfernt ist
Von Papierchaos, handschriftlichen Stundenzetteln und endlosen Excel-Listen zu klarer Übersicht, weniger Büroaufwand und spürbaren Kosteneinsparungen: In dieser Praxisgeschichte zeigt Susanne Cicecüce von SusiSauber, wie sie mit Mendato ihren Reinigungsbetrieb digitalisierte, Zeit gewann, das Backoffice entlastete und gleichzeitig eine zuverlässige, transparente Zeiterfassung und Einsatzplanung für ihre Mitarbeiter etablierte.
Inhalt
1.
Der tägliche Kampf mit Zetteln & Chaos
2.
Susannes Wendepunkt – warum sie Mendato suchte
3.
Die digitale Lösung: Zeiterfassung & Dienstplanung
4.
Das Ergebnis: Mehr Zeit, weniger Kosten, volle Kontrolle
5.
Das Menschliche bleibt – gerade weil alles digital läuft
6.
7 Learnings für jeden Gebäudereiniger
7.
Weitere Interviews: Ecoflan & Piccobello
8.
FAQ ‒ die häufigsten Fragen beantwortet
Der tägliche Kampf mit Zetteln & Chaos
In vielen Gebäudereinigungsbetrieben sieht der Alltag ähnlich aus: Stundenzettel stapeln sich, werden manuell ausgefüllt, unterschrieben und später für die Lohnabrechnung weitergegeben.
Zwischen Papierbergen gehen Zeiten verloren, Abwesenheiten werden vergessen, und Rückfragen häufen sich. Wer mehrere Objekte betreut und ein wachsendes Team hat, kennt das Problem: Der Einsatzplan wird mit Excel und Zetteln geführt, Excel-Listen werden endlos, Nachträge erfolgen per Telefon, Rückfragen per WhatsApp, Infomationen gehen verloren und irgendwann fühlt sich alles an wie ein unübersichtliches Netz.
Genau hier befand sich Susanne Cicecüce mit ihrem Unternehmen SusiSauber, bevor sie auf eine digitale Lösung setzte.
Susannes Wendepunkt – warum sie Mendato suchte
Susanne hatte sich mit SusiSauber auf haushaltsnahe Dienstleistungen spezialisiert – mit wachsendem Team (über 40 Mitarbeiter) und mehr als 600 Objekten war klar: mit Papier und Zettel bleibt keine Luft zum Atmen. Sie kämpfte mit:
Sie suchte eine Lösung, die genau diese Punkte adressiert und merkte schnell, dass viele Anbieter zu teuer oder zu kompliziert für ihren Alltag waren. Sie wollte nicht einfach ein Add‒on, sondern eine Software, die den Alltag vereinfacht und Prozesse intelligent verbindet. Und so fand sie Mendato.
Sascha Kreiger (Mendato‒Mitarbeiter) zu Besuch bei SusiSauber
Zwischen Vertrauen & Veränderung
Erst im Gespräch mit Mendato‒Experte Sascha Kreiger hatte sie das Gefühl, endlich verstanden zu werden. „Bei Mendato habe ich mich von Anfang an gut aufgehoben gefühlt. Da war sofort ein Vertrauensverhältnis – und das ist bis heute geblieben“ erzählt sie.
Besonders überzeugte sie die einfache Handhabung und der faire Preis: „Es ist eigentlich wie Tetris spielen“, sagt sie lächelnd. „Man sieht sofort, wo jemand reinpasst und wo noch Platz ist“.
Die digitale Lösung: Zeiterfassung & Dienstplanung
Mit Mendato hat Susanne eine Plattform gewählt, die speziell für Gebäudereinigungsbetriebe entwickelt wurde – mit echten Funktionen, die im Alltag helfen. Hier einige zentrale Features:
Das Ergebnis: Mehr Zeit, weniger Kosten, volle Kontrolle
Die Einführung von Mendato führte bei SusiSauber zu spürbaren Veränderungen:
Mehr Zeit für das Wesentliche
Routinetätigkeiten wie Stundenzettel, Dienstpläne und Abwesenheiten sind jetzt automatisiert und digital.
„ [...] die Zeit, die ich über habe, möchte ich in meiner Familie und für die Menschen, für die wir tätig sind, investieren […] Mendato ist dafür wie geschaffen.“ – Susanne Cicecüce
Weniger Kosten im Backoffice
Statt zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, läuft alles zentral über Mendato und das ohne Qualitätsverluste.
„Ohne Mendato müsste ich sonst mindestens drei Leute extra einstellen, die alleine die Buchhaltung und Rechnungsstellung und alles machen […]“ – Susanne Cicecüce
Kontrolle & Sicherheit
Mendato erfasst Arbeitszeiten lückenlos, einschließlich Anfahrtszeiten und Leistungsnachweisen.
„Wenn der Zoll jetzt kommen würde, könnte ich es alles locker nachweisen, über mehrere Jahre hinweg sogar […] alles ist super dokumentiert.“ – Susanne Cicecüce
Das Menschliche bleibt – gerade weil alles digital läuft
Viele denken, dass Digitalisierung bedeutet, den persönlichen Kontakt zu Mitarbeitenden und Kunden zu verlieren. Bei Susanne ist es genau andersherum: Mendato übernimmt Routineaufgaben und Papierkram, sodass der Fokus wieder auf den Menschen liegt.
Die Software schafft transparente und nachvollziehbare Prozesse, die Vertrauen aufbauen – Mitarbeitende sehen ihre Zeiten, Abrechnungen und Einsätze klar, Rückfragen werden reduziert und Fairness wird spürbar. Kunden profitieren von nachvollziehbaren Abläufen und schneller Kommunikation.
So bleibt das Menschliche im Mittelpunkt: Susanne kann sich auf Mitarbeiterentwicklung, Kundenservice und Familie konzentrieren, während die Technik den Alltag zuverlässig unterstützt.
7 Learnings für jeden Gebäudereiniger
Jeder Gebäudereiniger, der in dieser Branche erfolgreich sein möchte, kann wertvolle Lehren aus dieser Geschichte ziehen. Es geht darum, bewährte Strategien zu erkennen und in den eigenen Betriebsablauf zu integrieren, um langfristigen Erfolg zu sichern und die Kundenzufriedenheit zu maximieren.
1) Digitalisierung spart Zeit und Kosten
Weniger Papier, weniger Personalaufwand, weniger Fehler.
2) Rechtssicherheit ist ein absolutes Muss
Vollständig dokumentierte Arbeitszeiten schützen bei Prüfungen.
3) Übersichtliche Planung erleichtert den Alltag
Flexible Dienstpläne sorgen für reibungslose Abläufe.
4) Kommunikation auf einer Plattform reduziert Rückfragen
Alle Infos an einem Ort, klare Zuständigkeiten.
5) Mitarbeiterzufriedenheit steigt durch Transparenz
Klare Abrechnung und Urlaubsregelungen schaffen Vertrauen.
6) Struktur statt Chaos bei wachsendem Team
Digitale Prozesse ermöglichen effiziente Verwaltung.
7) Technik dient dem Unternehmen
Software spart Zeit, Kosten und schafft Freiraum für Qualität und Betreuung.
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Häufig gestellte Fragen
Bietet ihr einen Import bestehender Daten?
Ja, die Mendato Aufträge Funktion verfügt über eine Importfunktion, mit der du ganz einfach deine Kunden, Objekte und Mitarbeiter hochladen kannst. Alternativ kann auch unser Supportteam den Import für dich übernehmen.
Wann ist der richtiger Zeitpunkt, um mit Mendato zu starten?
Der richtige Zeitpunkt ist immer dann, wenn du merkst, dass du mehr Zeit im Büro als im Betrieb verbringst. Wenn Stundenzettel, Dienstpläne und Abrechnungen dich jeden Monat ausbremsen, ist das ein klares Zeichen, dass du digitalisieren solltest.
Viele warten zu lange, aber je früher du startest, desto einfacher ist die Umstellung.
Brauchen meine Reinigungskräfte eine Schulung für die Plattform?
Die Plattform ist intuitiv aufgebaut. Dank einfacher Bedienung und mehrsprachigem Interface finden sich alle schnell zurecht. Wir können bei der Einarbeitung gerne unterstützen.
Kann ich kurzfristige Änderungen im Dienstplan kommunizieren?
Ja, alle Änderungen am Dienstplan werden automatisch per Push-Nachricht an die Reinigungskräfte gesendet.
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