7 Stufen zur skalierbaren Unterhaltsreinigung
Willst du deinen Betrieb aufs nächste Level bringen?
Dann brauchst du mehr als Fleiß und gute Qualität – du brauchst ein skalierbares System.
Dieses Playbook zeigt dir die sieben entscheidenden Schritte,
mit denen du deine Unterhaltsreinigung planbar wachsen lässt –
von der Kundengewinnung über die Mitarbeitergewinnung
bis hin zur digitalen Nachkalkulation.
Inhalt
1. Systematische Gewinnung von Großkunden
Die Gebäudereinigungsbranche bietet ein enormes Potenzial: Mit einem Marktvolumen von 27 Milliarden Euro in Deutschland gibt es kaum eine Branche, die nicht akquiriert werden kann.
Doch die meisten Dienstleister wachsen nur sporadisch. Der Unterschied zwischen denen, die stagnieren, und denen, die expandieren, liegt in der Systematik.
Wenn du konstant wachsen willst, musst du zwei Prozesse beherrschen: Anfragen generieren und erfolgreich abschließen.
1. Anfragen generieren
Die Gewinnung von Anfragen erfolgt über Online- und Offline-Methoden.
Beide Ansätze bieten großes Potenzial, wenn sie gezielt eingesetzt werden.
2. Anfragen abschließen
Sobald eine Anfrage vorliegt, entscheidet die Qualität deines Verkaufsprozesses über den Erfolg. Hier sind die drei wichtigsten Schritte:
Besichtigung
Nutze Besichtigungen, um eine Beziehung zum Entscheider aufzubauen und das dominante Kaufmotiv zu ermitteln. Dieses Motiv ist oft der entscheidende Faktor.
Kalkulation
Kalkuliere Preise basierend auf den Bedürfnissen und dem Budget des Kunden. Passe deine Angebote an, statt starr nach internen Vorgaben zu kalkulieren.
Nachfassen
Ein Angebot zu versenden reicht nicht. Konsequentes Nachfassen mit Strategie und guter Einwandbehandlung ist in der Gebäudereinigung Standard.
Fazit
Die systematische Gewinnung von Großkunden erfordert eine klare Strategie und die richtige Kombination aus Online‒ und Offline‒Methoden.
Wichtig ist es, die Maßnahmen in der richtigen Reihenfolge und gezielt einzusetzen.
Wenn du dir unsicher bist, wie du vorgehen sollst, können spezialisierte Partner wie die EMR Unternehmensberatung dir helfen, eine effektive Strategie zu entwickeln und umzusetzen.
2. Kontinuierliche Mitarbeitergewinnung
Deine Kundenbasis kann nur so groß werden, wie deine Mannschaft stark ist. Doch der Fachkräftemangel trifft die Reinigungsbranche hart. Die Lösung liegt in einer doppelten Strategie: aktive und passive Bewerber ansprechen.
Aktive vs. passive Bewerber: Zwei Welten verstehen
Um kontinuierlich Reinigungskräfte zu gewinnen, ist es wichtig, zwischen aktiven und passiven Bewerbern zu unterscheiden. Beide Zielgruppen erfordern unterschiedliche Ansätze.
Aktive Bewerber
Diese Personen sind aktiv auf Jobsuche – sie haben kürzlich gekündigt oder sind arbeitslos und durchforsten regelmäßig Jobportale.
Typische Kanäle, über die du sie erreichst:
- klassische Stellenanzeigen
- Kleinanzeigen
- Agentur für Arbeit
Kurz gesagt: Aktive Bewerber suchen dich – du musst nur sichtbar sein.
Passive Bewerber
Diese Gruppe ist deutlich größer und umfasst Menschen, die schon in einem Anstellungsverhältnis sind, aber mit ihrer aktuellen Situation unzufrieden sind, oft wegen mangelnder Anerkennung, Problemen mit Vorgesetzten oder langen Arbeitswegen.
Typische Kanäle, über die du sie erreichst:
- Social‒Media‒Anzeigen
Kurz gesagt: Passive Bewerber warten nicht aktiv auf dich – du musst sie gezielt ansprechen.
Subunternehmer als Übergangslösung
Manchmal reicht selbst die beste Strategie nicht aus, um schnell genug Personal zu finden. In solchen Fällen können Subunternehmer eine sinnvolle Übergangslösung sein.
Viele Gebäudedienstleister zögern jedoch, diesen Weg zu gehen – aus Angst vor Qualitätsverlusten oder der Gefahr, dass Subunternehmer Kunden abwerben.
Um diese Risiken zu minimieren, solltest du Folgendes beachten:
Fazit
Die Gewinnung von Reinigungskräften erfordert eine klare Strategie und den gezielten Einsatz verschiedener Kanäle, besonders über Social Media für passive Bewerber.
Für Subunternehmer ist eine sorgfältige Auswahl entscheidend.
Mendato bietet eine große Auswahl geprüfter Subunternehmer mit transparenten Referenzen, um die richtigen Partner zu finden und die Qualität der Dienstleistungen zu gewährleisten.
3. Optimierte Objektplanung und Einsatzsteuerung
Größere Objekte bringen zwar hohen Umsatz, doch die Margen sind oft knapp und die Qualitätsansprüche hoch. Deshalb müssen deine Planungsprozesse maximal effizient sein: fehlerfrei, klar strukturiert und kostenoptimiert.
So sieht eine effiziente Planung in 3 Schritte aus:
So sieht eine effiziente Planung in 3 Schritte aus:
1. Personalbedarfsermittlung
- Ermittlung der Tagesreinigungszeiten: Bestimme den genauen täglichen Reinigungsaufwand basierend auf den zu reinigenden Flächen, Aufgaben und benötigten Zeiten.
- Ermittlung der verfügbaren Zeitfenster: Analysiere, wann die Reinigung durchgeführt werden kann, z. B. basierend auf den Öffnungs- und Schließzeiten des Objekts.
- Ermittlung des Personalbedarfs: Berechne, wie viele Reinigungskräfte täglich benötigt werden, indem du die Reinigungszeiten durch die verfügbaren Zeitfenster teilst.
-> So vermeidest du Über- oder Unterbesetzungen.
2. Organisationsform wählen
- Reviersystem: Reinigungskräfte sind für bestimmte Bereiche verantwortlich. Dies fördert persönliche Verantwortung, ist jedoch weniger flexibel.
- Kolonnensystem: Mitarbeiter sind auf spezifische Aufgaben spezialisiert, z. B. Boden- oder Sanitärreinigung. Dies steigert die Effizienz, kann jedoch zu Monotonie führen.
- Mischsystem: Eine Kombination aus beiden Ansätzen, die Flexibilität und Effizienz vereint.
3. Reinigungsablaufpläne erstellen
- Objektbezogene Pläne: Definieren die Reinigungsstrategie für das gesamte Objekt.
- Personenbezogene Pläne: Berücksichtigen die individuellen Fähigkeiten und Zeitkapazitäten der Reinigungskräfte.
Digitalisierung: Dein Effizienz-Booster
Die Digitalisierung ist entscheidend für die Objektplanung, da ein digitaler Zwilling des Leistungsverzeichnisses Echtzeit-Updates und Optimierungen ermöglicht.
Vorteile:
Fazit
Optimierte Objektplanung und Einsatzsteuerung steigern Effizienz und Kundenzufriedenheit. Durch klare Strukturen und digitale Tools lassen sich Fehler vermeiden, Kosten senken und die Servicequalität verbessern.
Mendato ermöglicht die Digitalisierung von Leistungsverzeichnissen und die Echtzeit‒Anpassung von Reinigungsplänen, was Zeit spart, Fehler reduziert und die Teams stets aktuell informiert hält.
4. Analoge vs. Digitale Objektleiter
Der Erfolg deiner Gebäudereinigung steht und fällt mit deinen Objektleitern – sie sind die Verbindung zwischen Objekten, Reinigungskräften und Kunden. Doch warum können manche mühelos 100 Reinigungskräfte steuern, während andere schon bei 30 an ihre Grenzen stoßen?
Ein entscheidender Faktor liegt in den Prozessen: Arbeiten sie analog oder digital? Bevor wir diesen Unterschied betrachten, lohnt sich ein Blick auf die täglichen Herausforderungen, die den Erfolg eines Objektleiters prägen:
Ein entscheidender Faktor liegt in den Prozessen: Arbeiten sie analog oder digital? Bevor wir diesen Unterschied betrachten, lohnt sich ein Blick auf die täglichen Herausforderungen, die den Erfolg eines Objektleiters prägen:
Personalplanung und Vertretungsplanung
Ständige Umplanung bei Urlaub oder Krankheit erfordert volle Übersicht.
Kommunikation mit Reinigungskräften
Tägliche Rückfragen führen schnell zu WhatsApp- und Telefonchaos.
Kundenanliegen und Reklamationen
Wünsche und Beschwerden landen direkt beim Objektleiter.
Kontrolle und Qualitätssicherung
Der Objektleiter muss ständig den Überblick behalten.
Analoge Objektleiter
Analoge Objektleiter verlassen sich häufig auf Papier, Excel-Tabellen und Telefon. Der Versuch, alle Informationen manuell zu organisieren, führt oft zu Ineffizienz, Fehlern und begrenzten Kapazitäten.
Steuert nur 50 Reinigungskräfte
Digitale Objektleiter
Digitale Objektleiter nutzen die Vorteile der Digitalisierung, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Sie können mehr Objekte und Reinigungskräfte steuern, haben mehr Kontrolle und reduzieren Fehler.
Steuert bis zu 150 Reinigungskräfte
Fazit
Ein digitaler Objektleiter ist der Schlüssel zu mehr Effizienz und Kontrolle.
Mit den richtigen Tools kann er deutlich mehr Objekte und Reinigungskräfte managen und sich auf das Wesentliche konzentrieren: zufriedene Reinigungskräfte und Kunden.
Zudem ermöglichen digitale Prozesse eine kontinuierliche Optimierung, da mehr Daten zur Verfügung stehen, um die Performance zu analysieren und zu verbessern.
5. Erst digitalisieren, dann automatisieren
Digitalisierung macht deinen Betrieb effizient, skalierbar und intelligent. Digitale Daten, von Arbeitszeiten bis Rechnungen, ermöglichen Automatisierung. Diese Automatisierung ist wiederum die Basis für den sinnvollen Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI).
Das ist der Dreiklang moderner Gebäudereinigung:
Das ist der Dreiklang moderner Gebäudereinigung:
Digitalisierung → Automatisierung → Intelligenz
Digital & manuell
Daten nur erfasst
Zwar werden Daten (z. B. Arbeitszeiten, Aufträge oder Rechnungen) digital eingegeben, aber sie „leben“ nicht im System – sie werden nicht weiterverarbeitet.
Beispiel: Die Zeiten werden zwar im Tablet erfasst, aber jemand muss sie später manuell prüfen, übertragen oder auswerten.
Viel Doppeltarbeit
Weil Systeme nicht miteinander sprechen, müssen Daten mehrfach eingegeben oder kontrolliert werden.
Beispiel: Die Zeiten werden erfasst, dann manuell an die Buchhaltung weitergegeben, dort erneut eingetragen – oder Rechnungsdaten müssen händisch ins Steuerprogramm übernommen werden.
Keine Zeitersparnis
Obwohl digitale Tools vorhanden sind, spart man kaum Zeit, weil vieles trotzdem händisch läuft.
Beispiel: Es gibt zwar digitale Formulare, aber niemand nutzt Vorlagen oder Automatisierungen. Stattdessen wird jede Rechnung oder Meldung neu erstellt.
Keine Intelligenz im System
Das System „weiß“ nichts – es kann nicht mitdenken oder Entscheidungen vorbereiten.
Beispiel: Wenn jemand krank ist, erkennt das System keine Engpässe im Dienstplan. Oder wenn Materialkosten steigen, gibt es keine automatische Warnung.
Prozesse unverbunden
Die einzelnen Systeme oder Abteilungen arbeiten digital, aber isoliert.
Beispiel: Die Zeiterfassung läuft in einem Programm, die Lohnabrechnung in einem anderen, die Rechnungen in Excel und die Kommunikation über WhatsApp.
Digital & automatisiert
Systeme greifen ineinander
Erst wenn deine Prozesse miteinander verknüpft sind, entsteht der Effekt. Dann fängt dein System an, mitzudenken, statt nur Daten zu speichern.
Beispiel:
Wenn eine Reinigungskraft krank ist, erkennt das System automatisch den Ausfall, informiert die Objektleitung, schlägt verfügbare Vertretungen vor, passt den Lohnexport an und markiert den Tag im Controlling.
Lohn und Rechnungen automatisch
- Wenn deine Zeiterfassung digital läuft, kann die Software automatisch Überstunden, Zuschläge und Fehlzeiten berechnen und die Daten direkt an den Steuerberater exportieren. Kein manuelles Nachtragen, keine Rechenfehler.
-Wiederkehrende Rechnungen, z. B. für Unterhaltsreinigungen, können automatisch generiert, verschickt und im Kundenportal hinterlegt werden. Auch Sonderreinigungen oder Minderungen lassen sich automatisiert berücksichtigen.
Reklamationen lösen Workflows aus
Wenn alles digital ist, kannst du eigene Automatisierungen erstellen, z. B.:
„Wenn eine Reklamation eingeht → Kunde + Objektleitung werden sofort informiert.“
Kommunikation verknüpft
Digitalisierung verbindet alle Abteilungen in Echtzeit: Wenn die Objektleitung eine Reklamation dokumentiert, sieht die Buchhaltung das sofort – und das Controlling erkennt den Einfluss auf den Gewinn.
Keine WhatsApp-Nachrichten, keine Missverständnisse.
KI denkt mit
Sobald dein Betrieb digital arbeitet und Prozesse automatisiert sind, kann künstliche Intelligenz (KI) den nächsten Schritt übernehmen: vorausschauendes Handeln.
Beispiele:
- Schichtplanung mit KI: Das System erkennt Muster (z. B. Ausfälle montags) und schlägt automatisch optimierte Dienstpläne vor.
- Reinigungsqualität: KI analysiert Reklamationen und erkennt wiederkehrende Probleme, bevor sich Kunden beschweren.
-Kostenvorhersage: Basierend auf Verbrauchsdaten, Zeiten und Personal erkennt das System frühzeitig, welche Objekte teurer werden – und warnt dich, bevor du Geld verlierst.
-Automatisierte Kommunikation: KI kann einfache Kundennachrichten oder Rückfragen beantworten und deine Objektleiter entlasten.
Praxisbeispiel: Der lernende Betrieb
Ein vollständig digitalisierter Betrieb erkennt selbstständig, wann sich Muster ändern – etwa wenn Reinigungskräfte häufiger krank sind oder wenn bestimmte Objekte regelmäßig Zusatzleistungen brauchen.
KI kann diese Daten interpretieren und Vorschläge machen:
- „Dieses Objekt verursacht 15 % mehr Aufwand als geplant – überprüfe den Preis oder die Zeiteinteilung.“
- „Bei Objekt X häufen sich Reklamationen mittwochs – möglicherweise falsche Einteilung.“
So entsteht ein lernendes Unternehmen, das sich ständig selbst verbessert – ohne dass du jedes Detail kontrollieren musst.
Fazit
Digitalisierung schafft die Grundlage für ein Unternehmen, das selbstständig denkt, reagiert und wächst.
Mit Mendato kannst du Workflows erstellen und Prozesse automatisieren.
Dank Schnittstellen wie Zapier hast du Zugriff auf zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, um dein Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.
6. Kundenerlebnis für lange Kundenbindung
In einem Markt voller Reinigungsfirmen gewinnt nicht der günstigste Anbieter, sondern derjenige, der ein besonderes Kundenerlebnis schafft. Kunden bleiben nicht wegen des Preises, sondern weil sie sich verstanden, informiert und wertgeschätzt fühlen.
Saubere Objekte sind selbstverständlich – entscheidend ist das Gefühl von Kontrolle, Transparenz und Sicherheit.
Wer seinen Kunden dieses Erlebnis bietet, schafft echte Bindung und wird unverzichtbar.
Saubere Objekte sind selbstverständlich – entscheidend ist das Gefühl von Kontrolle, Transparenz und Sicherheit.
Wer seinen Kunden dieses Erlebnis bietet, schafft echte Bindung und wird unverzichtbar.
Die 7 Säulen eines starken Kundenerlebnisses:
1) Reklamationsmanagement
- Digitale Reklamationen stärken Vertrauen
- Kunde sieht Status („in Bearbeitung“, „abgeschlossen“)
- Automatische Rückmeldung bei Lösung
➡️ Transparent, schnell und nachvollziehbar
2) Kommunikation
- Direkter Kontakt ohne E-Mails oder Anrufe
- Nachrichten, Bilder & Fragen im Kundenportal
- Probleme visuell dokumentieren
➡️ Weniger Missverständnisse, mehr Vertrauen
3) Transparenz & Nachvollziehbarkeit
- Kunde sieht, wann und von wem gereinigt wurde
- Fotos, Checklisten & Abnahmeberichte sichtbar
- Reklamationen & Zusatzleistungen einsehbar
➡️ Klare Übersicht statt Bauchgefühl
4) Rechnungsübersicht
- Alle Rechnungen, Gutschriften & Zahlungen im Portal
- Chronologisch sortiert, jederzeit abrufbar
- Keine Rückfragen oder Suchaufwand
➡️ Finanztransparenz als Servicevorteil
5) Qualitätskontrollen & Feedback
- Ergebnisse digital dokumentiert
- Fotos & Notizen sofort sichtbar
- Kunde gibt direkt Feedback
➡️ Kontrolle wird zum gemeinsamen Prozess
6) Automatische Statusmeldungen
- Kunde wird über Reinigung & Sonderleistungen informiert
- Reklamationen automatisch gemeldet
➡️ „Wir kümmern uns aktiv um dich“ – ohne Extraaufwand
7) Persönlicher Kontakt – trotz Digitalisierung
- Digitalisierung ersetzt keine Nähe
- Regelmäßige, personalisierte Updates (z. B. Quartalsbericht)
➡️ Smart, persönlich und verbindlich.
Fazit
Das Kundenerlebnis ist der größte Schutzschild gegen Kundenverlust.
Wenn dein Kunde das Gefühl hat, immer informiert und eingebunden zu sein, wird er nicht nach einem günstigeren Anbieter suchen – weil er genau weiß: „Hier läuft alles. Ich muss mich um nichts kümmern.“
Mit dem Mendato Kundenportal machst du den ersten Schritt in diese Richtung. Du bietest deinen Kunden ein einzigartiges Erlebnis, das dich unersetzlich macht.
7. Controlling – Automatisierte Nachkalkulation
In der Gebäudereinigung – insbesondere in der Unterhaltsreinigung – sind die Gewinnmargen oft gering. Umso wichtiger ist es, für jedes einzelne Objekt ein präzises Controlling durchzuführen.
Analoge Methoden mit Excel‒Tabellen und manuellen Berechnungen sind dabei jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit einer geeigneten digitalen Lösung kannst du alle relevanten Kennzahlen automatisiert berechnen und auf dieser Basis fundierte Entscheidungen treffen.
Damit dein Controlling effizient und erfolgreich ist, solltest du den folgenden 5 Schritten des Controlling‒Kreislaufs konsequent folgen.
Analoge Methoden mit Excel‒Tabellen und manuellen Berechnungen sind dabei jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit einer geeigneten digitalen Lösung kannst du alle relevanten Kennzahlen automatisiert berechnen und auf dieser Basis fundierte Entscheidungen treffen.
Damit dein Controlling effizient und erfolgreich ist, solltest du den folgenden 5 Schritten des Controlling‒Kreislaufs konsequent folgen.
1. Zahlen erfassen
Erfasse alle relevanten Kennzahlen pro Objekt: Umsatz: Wie viel erwirtschaftet jedes Objekt? Kosten: Lohn‒, Material‒ und Reklamationskosten. So erhältst du eine klare Basis für die weitere Analyse.
2. Gewinnmargen berechnen
Vergleiche Umsatz und Kosten, um die Gewinnmarge je Objekt zu ermitteln.
So erkennst du, welche Aufträge rentabel sind und welche Geld verlieren.
Diese Kennzahl ist die Grundlage, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
3. ABC Analyse
Klassifiziere deine Objekte nach Umsatz und Gewinn, um Prioritäten zu setzen.
Die regelmäßige ABC‒Analyse hilft dir, rentable A‒Objekte zu stärken und C‒Objekte gezielt zu optimieren oder strategisch abzugeben.
4. Abweichungen erkennen
Überwache regelmäßig die Entwicklung deiner Kennzahlen und Margen.
Wenn sich Kosten, Reklamationen oder Zeiten verändern, kann sich die Einstufung in der ABC‒Analyse (A/B/C) verschieben.
5. Optimieren und steuern
Nutze die Analyse, um gezielt Maßnahmen zu ergreifen. B‒Objekte sollen zu A‒Objekten entwickelt, C‒Objekte effizienter gemanagt werden. Ziel: Den Anteil profitabler Objekte stetig steigern und Verluste minimieren.
ABC-Analyse richtig anwenden
Die Grenzen zwischen A‒, B‒ und C‒Objekten kannst du individuell festlegen. Orientiere dich dabei an der Pareto‒Regel (80/20‒Prinzip):
Oft erzielen rund 20 % der Objekte etwa 80 % des Umsatzes oder Gewinns.
Diese Top‒Aufträge bilden die A‒Objekte, die stabilen das B‒Segment
und kleinere, weniger rentable Aufträge die C‒Objekte.
So erkennst du auf einen Blick, wo dein Fokus und deine Energie am meisten Wirkung haben.
Klassengrenzen definieren: Die 80/20‒Regel
Fazit
Die Nachkalkulation ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die Wirtschaftlichkeit deiner Objekte zu bewerten und zu optimieren.
Mit einer automatisierten Lösung wie Mendato sparst du Zeit, reduzierst Fehler und erhältst klare Einblicke in die Performance deiner Objekte.
So kannst du fundierte Entscheidungen treffen und deine Ressourcen dort einsetzen, wo sie den größten Unterschied machen.
Häufig gestellte Fragen
Meine Objektleiter wollen nicht digitalisieren – wie kann ich das trotzdem umsetzen?
Viele Führungskräfte in der Gebäudereinigung zögern, weil sie neue Tools als Mehraufwand sehen. Mit Mendato gelingt die Umstellung Schritt für Schritt: Intuitive Apps, Schulungen und klare Workflows erleichtern die Eingewöhnung und zeigen schnell den Mehrwert in der täglichen Arbeit.
Lohnt sich Automatisierung, wenn ich nur wenige Objekte habe?
Gerade kleinere Betriebe fragen sich, ob die Investition Sinn macht. Schon ab dem ersten digitalen Prozess – z. B. Nachkalkulation oder Zeiterfassung – spart man Zeit und reduziert Fehler. Mendato skaliert dabei flexibel mit, sodass der Nutzen wächst, sobald mehr Objekte hinzukommen.
Was, wenn meine Kunden nicht bereit sind, digitale Tools zu nutzen?
Einige Kunden bevorzugen klassische Kommunikation. Digitale Lösungen wie das Mendato Kundenportal ergänzen die bestehende Kommunikation, bieten Transparenz und ermöglichen trotzdem digitale Dokumentation und Statusmeldungen – ohne den Kunden zu überfordern.
Wie gehe ich mit Personalengpässen um, wenn gleichzeitig Großkunden gewonnen werden?
Viele Dienstleister fürchten, dass Wachstum scheitert, weil das Personal fehlt. Hier helfen klare Planungsprozesse, digitale Objektleiter und bei Bedarf geprüfte Subunternehmer über Mendato – so bleibt die Qualität auch bei steigenden Anforderungen stabil.
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